AI Robots Oy

markkinointi- ja asiakasrekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

AI Robots Oy, Mäntynummentie 20, 08500 Lohja, Business ID 2758824-6



Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa:

AI Robots Oy :n Asiakas- ja markkinointirekisteri

Mäntynummentie 20, 08500 Lohja,

info@ovobots.fi

p.040-501 8637

 

2. Rekisteröidyt

potentiaaliset asiakkaat, asiakkaat, sidosryhmät ja verkkosivuston käyttäjät

3. Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän oikeutetun edun ja rekisteröidyn suostumuksen perusteella.

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

• Asiakassuhteiden ylläpito ja asiakaspalvelu – oikeutettu etu

• Toiminnan toteuttaminen ja kehittäminen – oikeutettu etu

• Markkinoinnin kohdentaminen – suostumus tai oikeutettu etu

• Uutiskirjetilaukset – suostumus

• Analysointi ja tilastointi – suostumus tai oikeutettu etu

• Sähköinen ja muu asiakas- ja jäsenviestintä – suostumus tai oikeutettu etu

Rekisterin tietoja käytetään AI Robots Oy:n ja/tai sen yhteistyökumppaneiden mainonnan ja/tai suoramarkkinoinnin suuntaamiseen asiakastietojen perusteella AI Robots Oy:n viestimien ja palvelujen kautta luovuttamatta henkilötietoja ulkopuoliselle taholle.

4. Rekisteriin tallennettavat tiedot

Markkinointirekisteri sisältää sekä yritysten tietoja että yritysten kontaktien tietoja.

Yritys- ja henkilötiedot:

• business ID

• Nimi

• Email address

• Company / entity and status

• Company contact / billing information

• IP addresses (chat customer service and analytics)

• Telephone number

• Subscribed services

5. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: info@ovobots.fi

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Poisto-oikeus

Sähköpostimarkkinoinnin yhteydessä on aina mahdollisuus kieltää markkinointi.

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen tehtäviemme kannalta, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa. Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle . Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että rikomme henkilötietojasi käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

6. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Markkinointirekisterissä olevat yritys-, organisaatio- ja henkilötiedot saadaan säännönmukaisesti:

• Potentiaalisten jäsenten ja asiakkaiden osalta henkilöltä itseltään mm. www-lomakkeilla lähetetyistä toimista, sähköpostitse, puhelimitse, koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuessa ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

• Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä yleisesti saatavilla olevista lähteistä (mm. internet, lehdet, muu media).

• Kaupallisista tietolähteistä

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

Rekisterinpitäjä ei luovuta Asiakkaiden henkilötietoja kolmansille osapuolille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

- Voimme luovuttaa käyttäjän tietoja kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.

- Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

- Mikäli fuusioimme tai muutoin järjestelemme toimintaamme, käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa uuden organisaation sisällä.

8. Tietojen poistaminen

Tietoja voidaan poistaa Asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi.

 

9. Henkilötietojen käsittelijät

- Jäsenrekisterin tietoja käsittelevät AI Robots Oy:n rekisterinpitäjät sekä palkatut työntekijät liittyen myyntiin ja markkinointiin.

- Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Käytämme säännönmukaisesti seuraavia palveluntarjoajia:

• Google

• MailChimp

• WordPress

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Valitsemme tietojen säilytyspaikaksi pääsääntöisesti tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset.

Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa pääasialliset palvelimet menevät epäkuntoon.

Privacy Shield

Varmistamme, että palveluntarjoajamme ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan (https://www.privacyshield.gov/list), jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa.

11. Evästeet ja selailun seuranta

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden ("cookies") ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet.

Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston toiminnan kannalta. Osa evästeistä on sellaisia, joilla mittaamme kävijämääriä ja analysoimme sivuston käyttöä kehittääksemme palveluamme. Voimme käyttää evästeitä myös mainonnan kohdentamiseen. Evästeiden avulla pystymme tarjoamaan sivustokävijöille sisältöä, joka palvelee parhaiten juuri heidän tarpeitaan.

Kolmannet osapuolet voivat asettaa evästeitä käyttäjän päätelaitteelle käyttäjän vieraillessa palveluissamme tilastoidakseen eri sivustojen kävijämääriä. Kolmansilla osapuolilla tarkoitetaan Suomen Yrittäjien ulkopuolisia tahoja, kuten mittaus- ja seurantapalveluiden tarjoajia.

Pyydämme suostumuksen kohdennusevästeiden, suorituskykyevästeiden sekä toimivuusevästeiden käyttöön. Käyttäjällä on milloin tahansa oikeus peruuttaa antamansa evästesuostumus tai muuttaa omia evästeasetuksiaan. Evästeasetuksia voi muuttaa alla olevasta linkistä.

Palvelumme voivat myös sisältää linkkejä muihin sivustoihin ja yhteisöpalveluihin, mutta emme vastaa näiden ulkopuolisten sivustojen yksityisyydensuojakäytännöistä tai sisällöistä. Suosittelemme tutustumaan näiden palveluiden yksityisyydensuojaa koskeviin ehtoihin.

 

12. Mobiilisovellusten yksityisyydensuojaehdot

Mobiilisovelluksiimme, jotka on saatettu käyttäjän saataville esimerkiksi Applen App Storen, Googlen Playn tai Microsoft Storen kautta, sovelletaan tämän tietosuojaselosteen lisäksi myös kyseisen palveluntarjoajan ehtoja. Lisäksi käyttäjän tulee hyväksyä sovelluksen omat käyttöehdot.

 

13. Rekisterin suojauksen periaatteet

Henkilötietojesi turvallinen käsittely on meille tärkeää. Käytämme seuraavia suojatoimia tietojesi turvallisuuden varmistamiseksi.

- Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain tietyt, ennalta määritellyt rekisterinpitäjän työntekijät.

- Rekisterin käyttö on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin sekä käyttöoikeuksin. Järjestelmä on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

- Rekisteri sijaitsee tietokoneessa, joka on sijoitettu konesaliin palvelimelle, jonne pääsy asiattomilta on estetty.

- Rekisterin sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.

- Rekisteristä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

14. Tietosuojakäytännön päivitykset ja muutokset 

AI Robots Oy pidättää oikeuden tehdä muutoksia tähän tietosuojakäytäntöön, joten käyttäjiä kehotetaan käymään siellä säännöllisesti. Kun tässä tietosuojakäytännössä tapahtuu merkittäviä muutoksia, käyttäjille ilmoitetaan tästä ilmoitusten kautta verkossa tai muulla olosuhteista riippuen sopivalla menettelyllä. Palaute ja kirjeenvaihto, kuten kyselyvastauksissa antamasi tiedot, ilmoittavat ongelmasta verkkosivustoa, saa asiakastukea tai muuten kirjeenvaihtoa AI Robots Oy:n kanssa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen info (at) ovobots.com. 

Päivitetty 11/2020